デジタル書類管理☆TODOリストの項目が減る！

ブログご訪問ありがとうございます。

空間・時間・ココロも整うお片付けをご提案・サポートしています、

整理収納アドバイザーの高野ひかるです。

只今、デジタルでの書類管理が楽しく、日々進めているのですが

便利！を実感しております。

書類管理に悩んでいる生徒さんも多くいらっしゃり

（ご依頼いただく生徒さんの中で書類管理好きです！得意です！という方の方が圧倒的に少ないです。）

ズボラでめんどくさがりの私でもできるデジタル書類管理をベースに

その方の生活や性格にあった管理方法案をお伝えできれば、ということで

レッスンに組み込み始めています。

今回のブログでは、

私のデジタル書類管理はどんな感じでやっているのかを簡単にご紹介します。

☆

【まず情報をデジタル化】

私はScanSnapでスキャニングするか、

スマホカメラで撮影するか、のどちらかで書類をデジタル化しています。

どう使い分けしているかというと・・・

〇スマホカメラ撮影する書類

　・読めさえすればいい

　・近日中にその情報はいらなくなる

　・1~2枚の少ない枚数のもの

　・スキャニングできない厚みのある物（商品の裏ラベル・ワインラベル等）

例えば、イベントのお知らせ・習い事のお知らせ・近日工事予定のお知らせ・愛用コスメのカラーや品番など、ちょっとした情報が載っている情報

〇ScanSnapでスキャニングする書類

・画質もそれなりのレベルで残したい

・すぐいらなくなる情報でなく保存しておきたい

・枚数のあるもの

例えば、子どもの絵、健康診断の結果、契約書類、証書類、年賀状、写真、楽譜・・・

【データの保存先】

デジタル化するメリットとして

・家に帰らずとも外出先でも情報を引き出せる

・探したいときに探しやすい（検索機能充実）

ということで、クラウドサービス上にデータを保存するようにしています。

ものすごくざっくりですが、

私の場合は以下のように保存先を使い分けしています。

フォルダごと夫と共有したい仕事の書類は→DropBox

写真全般→Googleフォト

その他もろもろ→Evernote（実際はEvernoteを一番保存先として選ぶことが多いです）

他にも色々クラウドサービスはありますが

あっちにもこっちにも入れると

何がなんだか分からなくなるのは目に見えているので

私は上記の３サービスに絞って使っています。

【どんな風に使っているか】

例えば、先日子ども達の習い事の発表会があったのですが

その前にリハーサルや準備が色々ありました。

勿論詳しいお知らせはもらっているのですが

その場で熟読して頭に叩き込んでいる訳ではないので

「当日の服装の諸注意ってあったかな？あったなら今丁度お店にいるから必要なものを買いたい！」とか

「そういえば次回リハーサルの持ち物ってなんだったかな・・・。」などと

今すぐ知りたい情報をその場で保存先から携帯を使って検索することができます。

緻密に先を見通して動ける方はなんのこっちゃ、という感じかもしれませんが

「あれー？何だったかな？」などと日々ぼんやりしている私のような人間には

思い立った時にすぐ知りたい情報を手にできるというのは本当に便利！

また、先日役に立ったのは家紋！

着物に紋を入れるのに、どの家紋かをお伝えする機会があったのですが

以前にだと

　→母にその場で電話

　→母、毎度携帯の着信ほとんど気づかない

　→再度母に電話をかけるが、つながらない

　→お店の人に、後ほどご連絡しますと伝える

　→私、連絡を忘れる

　→母、かけなおしてこない

　→お店の人から「家紋は・・・？」と後日連絡

　→私、思い出しまた母に連絡

　→母、携帯の着信気づかない

なんていう無益なループにはまり

納品が遅れバタバタする、なんていうこともありました(~~;

こんなうっかりな私にとって

その場でお伝えでき、すぐ解決ってとても便利なのです。

日々の細かいTODOリストの項目数は明らかに減ります。

時間も節約、労力も節約、ストレスフリー！

☆☆☆

お恥ずかしいズボラうっかりさ加減も一緒にお伝えしてしまいましたが

デジタル化して書類管理・情報管理することでのメリットはまだまだ沢山あります。

先日もブログでお伝えしましたが

紙ものを片づけると生活はぐっと変化します。

紙ものが占領していたスペースはぐっと減るし

探し物は減るし

管理がしやすくなるし

生活がより便利になっていきます。

デジタルは苦手・・・という生徒さんもいらっしゃいますが

お片付けレッスンでは

実際デジタル化して

データを保存し

そのデータを検索して取り出すまでの一連の活用について

ご一緒にやっていきますので、ご安心を！

ご興味ある方は是非お問合せくださいね。

お客様の声、更新しました。

大変熱心な生徒さんで、アンケートにも丁寧に答えていただいております。

是非ご覧ください！